Cerita Pengalaman Kerja di Kantor Notaris

Kantor Notaris – Pada umumnya membutuhkan karyawan untuk operasional kantor paling tidak 2 (dua) orang karyawan untuk mengadministrasikan kegiatan notaris / PPAT juga sebagai saksi akta yang disyaratkan oleh undang-undang. Syarat untuk menjadi karyawan di kantor notaris sangat relatif tergantung kebutuhan kantor itu sendiri, tidak harus sarjana hukum namun sarjana hukum lebih di pertibangkan karena memang notaris adalah pekerja hukum namun hal itu tidak mutlak, namun sebaiknya ada karyawan yang berlatar belakang sarjana hukum.

Selain sarjana, lulusan SMA atau sederajat juga boleh menjadi karyawan di kantor notaris terutama untuk bagian luar kantor sebagai kurir atau semacamnya juga mengurus keperluan kantor sesuai kebutuhan, jadi jika anda bukan sarjana hukum atau lulusan SMA tidak perlu berkecil hati, karena jika anda memiliki kriteria sesuai kebutuhan kantor anda akan diterima, namun sebaiknya jangan mengharap gaji besar, karena standar kantor notaris bukan standar perusahaan besar kecuali beberapa kantor notaris yang sudah besar, tetapi kantor notaris yang besar ini juga akan selektif memilih karyawan dilihat dari kemampuan, pengalaman juga ijasah.

Pengalaman bekerja di kantor notaris itu telah saya alami untuk beberapa tahun, sehingga sedikit banyak mengetahui secara umum bagaimana bekerja di kantor notaris tersebut, yang menonjol adalah bahwa biasanya kantor notaris didalamnya juga kantor Pejabat Pembuat Akta Tanah (PPAT) sehingga kita harus bisa mengerjakan pekerjaan notaris maupun PPAT. Kemampuan mengetik dan berkendara adalah beberapa ketrampilan yang diperlukan kecuali untuk staff di kantor, maka sim C minimal harus ada jika ditugaskan di luar kantor kalau perlu sim A tetapi tidak harus.

Baik sarjana hukum maupun sarjana lain atau lulusan SMA dalam bekerja di kantor notaris mau tidak mau harus mengerti apa saja pekerjaan di kantor notaris, dari membuat akta, mengetik, menjahit akta, dan kemampuan teknis lain seperti membuat surat dan menyiapkan berkas-berkas dalam pelaksanaan tugas.

Pengetahuan umum di kantor notaris adalah mengenai buku-buku catatan baik surat atau repertorium (catatan) daftar akta atau daftar surat dibawahtangan, jika kantor notaris ada buku daftar akta, buku daftar akta dibawah tangan yang sahkan, buku daftar surat dibawah tangan yang di bukukan, buku daftar protes, dan buku-buku kleper dari ke tiga buku tersebut diatas, dan ditambah buku seperti daftar wasiat daftar perseroan dan sebagainya, namun pada umumnya untuk menghindari kesalahan jika ada salah tulis maka disediakan buku-buku bantu sementara dari repertorium tersebut, barulah pada kesepatan tertentu akan di pindah ke buku repertorium yang sebenarnya untuk diperiksa Majelis Pengawas Notaris (daerah) atau sering di singkat MPD. Selain itu ada juga buku-buku nomor surat keluar baik notaris dan PPAT juga buku-buku kelengkapan lain seperti tanda terima atau daftar order masuk, namun hal itu sebagai buku bantu bukan merupakan bagian dari protokol notaris. Sedangkan repertorium PPAT ada hanya 1 buku daftar akta saja, minuta akta, dan warkah pendukung pembuatan akta yang hal itu merupakan protokol PPAT yang harus di jaga oleh PPAT. 

Hal pokok lain di kantor notaris atau PPAT adalah membuat akta, jika di kantor PPAT aktanya sudah ada betuk baku isinya sesuai peraturan BPN sehingga tidak perlu pembahasan secara materiil maka semua sarjana atau lulusan SMA juga boleh membuat akta tersebut selanjutnya di cek oleh notaris / PPATnya. Berbeda dengan akta notaris yang terkadang memerlukan pemahamam kontruksi hukum dan konstruksi akta yang harus ada, maka harus di damping oleh notarisnya langsung atau dibuat draf oleh staff yang sarjana hukum kemudian di review oleh notaris, atau dibuat langsung oleh notarisnya sedangkan staffnya membantu pekerjaan lainnya, banyak yang dapat dilakukan seperli menyiapkan sapul akta, menggaris akta, menjahit akta, menyetepel akta hingga membuat invoice dan tanda terima dokumen yang telah beres. 

Kegiatan pokok lain karyawan notaris yaitu menyaksikan pembacaan dan penandatanganan akta oleh para pihak, maka jika akta ditandatangani diluar kantor maka karyawannya ikut notaris nya misal dala akta wasiat atau akta lainnya, namun biasanya penandatanganan akta dikantor notaris diruang meeting atau sejenisnya. Namun tidak semua karyawan menjadi saksi akta karena cukup 2 saja sedangkan lainnya dapat mengerjakan yang lain, seperti mengumpulkan akta dan warkah untuk di bendel, menyiapkan salinan akta yang sudah pengikatan membuat perlengkapan lain seperti tanda terima dan tagihan juga kuitansi untuk yang belum ada kasis khusus.

Nah, tugas tabahan namun selalu ada itu adalah pekerja lapangan, disini pekerja lapangan harus memiliki sim C atau SIM A jika kantor notaris memiliki mobil operasional, tugas orang lapangan di kantor notaris ini lebih banyak menyampakan berkar atau pengurusan di instansi lain seperti badan pertanahan nasional dan kantor pajak atau tugas tambahan lain jika ada seperti meyapaikan tagihan atau dokumen lain ke klien sesuai kebutuhan kantor.

Jadi ada berbagai tugas yang berbeda-beda meski sama-sama bekerja di kantor notaris, namun jika notaris / PPAT nya baru dan pekerjaan juga belum banyak ada yang hanya memiliki 2 karyawan sehingga bekerja luar dalam dan all in / multi tasking semua di sesuaikan dengan kebutuhan kantor masing-masing. Terkadang mengerjakan pekerjaan membuat akta, mengadministasikan dokumen dan sebagainya, terkadang tugas luar untuk pengurusan pekerjaan di luar kantor.

Bagi sebagian kantor Notaris / PPAT yang mapan ada pembagian tugas jika di kantor ya kerja di kantor aja sehingga tidak menguasai lapangan, sebaliknya yang bertugas dilapangan ya kerja di lapangan sehingga tidak menguasai pekerjaan kantor, sehingga pengalaman antara orang satu dengan yang lain berbeda-beda, namun jika ingin mengerti semua dapat meminta untuk di kasih kerjaan untuk belajar misal akan melanjutkan sekolah notaris agar nantinya sebagai bekal bukan kantor sendiri selain magang 2 (dua) tahun yang diwajibkan bagi calon notaris. 

Ada juga karyawan notaris spesialis pertanahan yang kerjaannya nongkrong di BPN, memasukan berkas dan mengabil berkas juga sebagai duta kantor untuk komunikasi dengan instansi Pertanahan, hal ini khusus untuk pekerjaan PPAT. Meski terkadang satu klien ada kerjaan notaris dan aja PPATnya juga. Karyawan spesialis ini, harus mengerti tentang sertipikat tanah atau sertipikat lainnya, agar nantinya berkas tidak bolak-balik, jika sudah lengkap karena terkadang ada ketentuan baru yang harus di lengkapi.

Itu tadi sedikit cerita Pengalaman Kerja di Kantor Notaris, tentu tulisan diatas belum menggambarkan secara utuh bagaimana pengalaan kerja di kantor notaris, karena dinamika dunia notaris / PPAT sangatlah dinamis, namun untuk memperkenalkan sebagai pengenalan awal hal itu saya kira sudah cukup menggambarkan gimana lingkungan pekerjaan di kantor notaris pada umumnya, sekian pengalaman dari saya semoga bermanfaat, pesan saya jika ingin kerja dikantor notaris jangan dulu mengharap gaji besar, hal penting adalah konsisten dan tekun dalam bekerja juga menemukan solusi dari setiap kendala yang di temui, komunikasikan juga apa saja ke pimpinan mengenai pekerjaan yang menjadi tanggung jawab anda.