Teknis Pengelolaan Kantor Notaris Setelah SK Turun

Hallo! Sobat politea adakah kalian yang berprofesi sebagai notaris? Kalau iya jika sudah berpengalaman dapat membantu kami dalam kolom komentar apa aja-sih yang harus dilakukan agar menjadi notaris sukses dalam pengelolaan kantor notaris, jika anda notaris baru dan bener-benar baru diangkat atau bagi calon-calon notaris baik yang masih sekolah atau dalam proses magang maka info ini semoga berguna bagi kita, dalam artikel ini kita akan bahas tentang apa saja sih yang dilakukan notaris setelah Surat Keputusan Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusis diterima oleh kita agar selanjutnya menjadi notaris sukses.

Berdasar UUJN nomor 30 tahun 2004 pasal 4 ayat (1), (2) dan Pasal 5 bahwa setelah notaris menerima SK  pengangkatan notaris maka paling lambat 2 (dua) bulan setelah tanggal SK wajib mengucapkan sumpah / janji sebagai notaris dihadapan pejabat yang berwenang (saat ini Kanwil Kemenkunham) mengajukan ke Kanwil Kemenkumham, selanjutnya pasal 6 mengatur jika dalam waktu yang ditentukan tidak melaksanakan sumpah / janji maka SK dapat dibatalkan oleh menteri.

Setelah mendapat Berita Acara Sumpah (BAS) jabatan notaris kewajiban selanjutnya atau hal yang harus dilakukan notaris adalah berdasarkan UUJN No 2 tahun 2014 pasal 7 mengatur bahwa, notaris wajib menjalankan jabatan secara nyata dibuktikan dengan menyampaikan fotokopi berita acara sumpah jabatan kepada Menteri, Organisasi Notaris, dan mejelis pengawas daerah (MPD), dan menyampaikan alamat kantor, contoh tanda tangan, contoh paraf dan contoh teraan cap jabatan notaris kepada menteri dan pejabat lain yang bertanggung jawab di bidang pertanahan, organisasi notaris, pengadilan negeri, Majelis Pengawas Daerah, serta bupati atau walikota tempat kedudukan notaris.

Sanksi bagi notaris yang tidak menyampaikan seperti tersebut diatas dapat dikenai sanksi berupa : peringatan tertulis, pemberhentian sementara, pemberhentian dengan hormat, atau pemberhentian dengan tidak hormat berdasar UUJN 2 tahun 2014 pasal 7 ayat (2), jadi jangan lupa ya gaes bagi notaris yang baru keluar sk bahwa setelah keluar SK segera buat permohonan sumpah ke Kantor Wilayah Kementerian Hukum dan HAM wilyah masing-masing, jika perlu rekomendasi Organisasi Notaris atau MPD segera diurus, jika tidak disyaratkan langsung cus daftar pakai SK dan persyaratan lain yang dibutukan, waktunya hanya 2 bulan dari tanggal SK untuk sumpah. Pengalaman beberapa notaris yang baru-baru ini dilantik jadwal pelantikan segera keluar setelah pendaftaran kemudian akan ada undangan dari Kanwil Kemenkumham untuk dilantik / sumpah. Setelah diterima BAS (berita acara sumpah) kira – kira 1 minggu setelah pelaksanaan sumpah dapat mengambil BAS ke kantor wilayah, setalah itu baru dapat mengirimkan berkas-berkas tersebut diatas.

Eits, jangan senang dulu memang setelah anda di sumpah maka anda sudah boleh menerima klien dan membuat akta, namun untuk hal yang berhubungan dengan system online AHU anda harus mengaktifkan akun AHU terlebih dahulu dan mengintegrasikan AHU dengan Kartu Tanda Anggota. Nah, syarat-syarat aktivasi AHU adalah minimal sudah ada SK, BAS, bukti daftar Go-Aml (PPATK) sebagai organisasi dengan menunjuk administrator dan petugas pelapor.

Syarat go-aml, syarat pertama adalah SK notaris anda dan KTP kalau bisa 2 atau 3 orang jika belum bisa siapkan ktp anda dengan istri anda atau satu staf anda telebih dahulu, ada dua step dalam pendaftaran go-aml ini yaitu pertama : pendaftaran organisasi (organisasi Notaris anda) dengan meng-upload KTP petugas administrator, surat penunjukan petugas administrator dan SK Notaris anda. Kedua : pendaftaran petugas pelapor dengan mengupload KTP petugas pelapor, dan surat penunjukan petugas pelapor. Ingat-ingat thing ……! Siapkan email yang berbeda bagi petugas administrator dengan petugas pelapor, kalau perlu email organisasi anda juga beda kalau tidak memungkinkan paling tidak 2 email petugas yang berbeda ya gaes. Jika pendaftaran organisasi selesai baru dapat melanjutkan pendaftaran petugas pelapor karena ada daftar isian berupa nomor id organisasi di go-AML ini isi data dengan valid karena pengisian data menjadi tanggungjawab pengisi. Setelah anda dapat email pemberitahuan akun anda sudah aktif dan email kedua setelah mendaftar petugas pelapor, maka dengan screen soot dari email tersebut (email yang ke - 2) berupa penerimaan petugas pelapor, maka email tersebut diprint sebagai syarat aktivasi akun AHU notaris. 

Syarat KTA INI, agar akun anda aktif dan langsung terintegrasi dengan KTA INI yang berupa ATM dari bank BNI sebagai sarana pembayaran PNBP dan sebagaiya maka anda harus sudah punya KTA terlebih dahulu dengan cara mendaftar sebagai Notaris di www.ini.id setelah mengisi formulir dan mengupload syarat seperti rekom Pengda Ikatan Notaris Indonesia (INI), Kartu Tanda Penduduk (KTP), Surat Keputusan Pengangkatan Notaris, Berita Acara Sumpah (BAS), contoh teraan cap, tandatangan dan paraf, lalu akan muncul di akun anda surat pengantar untuk di print kemmudian di tandatangani memakai materai secukupnya, lalu datang ke BNI 46 ke CS atau sesuai ketentuan BNI untuk pembuatan KTA INI, waktu pembuatan KTA INI sekitar 7 hingga 14 hari dengan syarat pengantar tersebut yang bermaterai juga siapkan KTP & NPWP, setelah jadi anda harus mengaktifkan pin di KTA anda agar dapat diintegrasikan ke system AHU.

Syarat aktivasi AHU dan Integrasi KTA ke system AHU agar dapat membeli voucher untuk transaksi di system AHU seperti fidusia, PT dan sebagainya yang otomatir outo debet jika anda membeli voucer. Agar langsung terintegrasi maka siapkan juga bukti aktif go-AML dan KTA INI yan aktif selain syarat lain seperti SK, BAS, contoh tanda tangan, paraf dan teraan / cap jabatan notaris, jangan lupa surat pengantarnya juga. Pengalaman teman-teman notaris ada yang cepat aktif ada yang menunggu hingga berminggu minggu, maklum waktu ini musim pengangkatan ada sekitar 2.000 lebih perkiraan saya notaris baru di 2021 kemaren sehingga banyak surat yang harus di verifikasi. Anda juga dapat melakukan aktifasi akun tanpa KTA INI namun anda harus mengulang mengirim KTA tersebut dan nomor rekening ke AHU untuk integrasi ke system AHU, okey gaes terserah mau yang mana dulu yang penting kerjaan lancar ya gaes, itu tadi teknis pengelolaan kantor notaris langkah awal semoga sukses lancar tanpa hambatan yang berarti, kami ingatkan jaga harkat, martabat serta integritas notaris Indonesia ya, semoga kita dapat bertemu di dunia nyata dan saling menyapa untuk menjalin kerjasama untuk kemajuan Indonesia raya.

Setelah akun AHU aktif dan terintegrasi anda sudah dapat membeli voucer seperti fidusia dan PT atau sejenisnya, dan dapat memesan sertifikat cuti. Nah, selain itu anda juga harus menyiapkan keperluan kantor yang wajib seperti buku-buku repertorium yang harus di cap oleh MPD, dan tentu kantor dan segala perlengkapannya dan ATK lainnya, juga karyawan-karyawan yang perlu juga kita fikirkan meski boleh secara bertahap. Oke semoga info pengelolaan kantor notaris setelah SK turun tersebut bermanfaat, keterangan diatas diambil dari para notaris yang baru diangkat tahun 2021 kemaren yang pasti up to date untuk saat ini, semoga bermanfaat.